Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych przetwarzanych w związku z obsługą kont zakładów, kontaktem, rozliczeniami i bezpieczeństwem serwisu jest:

W sprawach ochrony danych i wykonywania swoich praw możesz napisać na wskazany adres e-mail lub adres korespondencyjny.

2. Dane zakładu a dane dotyczące ceremonii

Operator Ceremonia24 jest administratorem danych potrzebnych do zawarcia i wykonania umowy o korzystanie z platformy, obsługi użytkowników, prowadzenia rozliczeń oraz ochrony serwisu.

W odniesieniu do danych osób żyjących wprowadzanych przez zakład do stron ceremonii, materiałów i ksiąg kondolencyjnych, administratorem jest zakład, który określa cel i zakres ich wykorzystania. Ceremonia24 przetwarza te dane na jego udokumentowane polecenie jako podmiot przetwarzający, na zasadach umowy powierzenia.

Informacje o administratorze konkretnej strony ceremonii oraz o przetwarzaniu danych autorów kondolencji powinny być dostępne przy tej stronie i formularzu. Niniejsza polityka nie zastępuje obowiązku informacyjnego zakładu.

RODO nie dotyczy danych osób zmarłych. Publikowane treści mogą jednak zawierać dane osób żyjących, np. członków rodziny lub autorów kondolencji. Takie dane podlegają ochronie. Publikacja materiałów powinna również respektować prawa do zdjęć oraz dobra osobiste bliskich.

Podstawę publikacji danych osób żyjących określa zakład. Treści ujawniające np. zdrowie lub przekonania religijne osoby żyjącej wymagają również spełnienia właściwej przesłanki z art. 9 RODO. Nie należy zamieszczać takich informacji bez odpowiedniej podstawy.

3. Jakie dane przetwarzamy

• Kontakt: imię, adres e-mail, treść wiadomości i inne informacje dobrowolnie przekazane w formularzu Contact Form 7, korespondencji lub wiadomości na Facebooku.
• Konto zakładu: dane firmy, dane osoby prowadzącej konto, adres e-mail, informacje potrzebne do uwierzytelniania oraz dane o korzystaniu z konta.
• Abonament i rozliczenia: dane nabywcy, dane do faktury, informacje o okresie próbnym, okresie abonamentu i statusie płatności, w zakresie wymaganym do obsługi usługi.
• Ceremonie i materiały: treści, zdjęcia, dane kontaktowe, informacje o uroczystości i podpisy pod kondolencjami, zgodnie z informacjami wprowadzonymi przez zakład lub gościa.
• Dane techniczne: informacje obsługiwane przez serwer i zabezpieczenia, np. adres IP, czas żądania, żądany adres strony, rodzaj przeglądarki oraz informacje o błędach.

Nie przesyłaj w formularzu kontaktowym haseł ani niepotrzebnych danych osób trzecich, dokumentacji medycznej lub szczegółowych informacji o zdrowiu. Informacje o faktycznie zbieranych danych technicznych i ich retencji należy odczytywać łącznie z sekcjami 5 i 8.

4. Cele i podstawy przetwarzania

Podanie danych do kontaktu jest dobrowolne, ale bez adresu zwrotnego nie możemy odpowiedzieć. Dane wymagane przy rejestracji są potrzebne do utworzenia i obsługi konta. Niepodanie wymaganych danych rozliczeniowych może uniemożliwić prawidłowe rozliczenie usługi.

W przypadku danych przetwarzanych na zlecenie zakładu cele i podstawy prawne określa ten zakład. Jeśli serwis korzysta z dodatkowych narzędzi opartych na zgodzie, informacje o nich muszą zostać wskazane przed jej uzyskaniem.

5. Jak długo przechowujemy dane

• Korespondencja: przez czas prowadzenia sprawy, a następnie przez okres potrzebny do udokumentowania jej zakończenia lub ochrony przed roszczeniami. Zwykłe zapytania, które nie prowadzą do zawarcia umowy, są usuwane po zakończeniu sprawy, chyba że korespondencja jest niezbędna do wyjaśnienia sporu lub udokumentowania zgłoszenia.
• Konto: przez okres świadczenia usługi, w tym 7-dniowego okresu próbnego. Po zakończeniu korzystania z usługi dane konta podlegają usunięciu po zakończeniu czynności związanych z zamknięciem konta i zwrotem danych. Wyjątkiem są dane niezbędne do rozliczeń, realizacji obowiązków prawnych lub ochrony konkretnych roszczeń.
• Dokumentacja rozliczeniowa: przez okres wynikający z właściwych przepisów podatkowych i rachunkowych. Dane wymagane prawem mogą być przechowywane niezależnie od zamknięcia konta.
• Roszczenia: do upływu właściwego terminu przedawnienia; w razie postępowania — przez okres niezbędny do jego zakończenia i wykonania rozstrzygnięcia.
• Logi i dane techniczne: przez czas potrzebny do obsługi zdarzenia technicznego, zapewnienia ciągłości usługi lub wyjaśnienia incydentu. Dane powiązane z konkretnym nadużyciem mogą być zachowane do zakończenia jego wyjaśniania lub postępowania. Statystyki przypisane do ceremonii są przechowywane wraz z wpisem; identyfikatorów technicznych nie należy przechowywać dłużej niż wymaga ich cel.
• Kopie zapasowe: dane usunięte z aktywnego systemu mogą pozostawać w kopiach do ich zastąpienia w cyklu rotacji. Kopie służą odtwarzaniu danych po awarii, a nie dalszemu bieżącemu wykorzystywaniu usuniętych informacji. Przy odtworzeniu należy ponownie uwzględnić wcześniej wykonane żądania usunięcia.

Dane powierzone przez zakład są zwracane lub usuwane zgodnie z jego poleceniami i umową powierzenia, z uwzględnieniem obowiązków prawnych. Zakończenie publicznej dostępności nie usuwa kopii pobranych lub wydrukowanych przez odbiorców ani kopii przechowywanych przez niezależne serwisy.

6. Odbiorcy danych i dostawcy

Dane mogą być udostępniane upoważnionym osobom oraz dostawcom usług potrzebnych do działania serwisu, w szczególności hostingu, poczty, obsługi technicznej i księgowej. Każdy dostawca otrzymuje dane tylko w zakresie odpowiadającym jego zadaniu i roli prawnej. Dane mogą również otrzymać podmioty uprawnione na podstawie przepisów.

Odbiorcami mogą być dostawcy hostingu i kopii zapasowych, poczty elektronicznej, obsługi informatycznej, doradztwa prawnego i księgowości oraz banki lub operatorzy płatności uczestniczący w rozliczeniu. Podmiotom przetwarzającym dane w naszym imieniu powierzamy je na podstawie umów określających cel, zakres oraz obowiązki dotyczące bezpieczeństwa.

Treści stron ceremonii i zaakceptowane kondolencje są dostępne publicznie w okresie publikacji. Osoba dodająca wpis powinna liczyć się z dostępem innych użytkowników internetu do opublikowanej treści i podpisu.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Korzystanie z usług zewnętrznych, w szczególności serwisów społecznościowych i map, może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Zasady transferu przez operatorów tych serwisów opisują ich polityki prywatności.

Jeżeli administrator przekazuje dane poza EOG w związku z obsługą Ceremonia24, transfer wymaga podstawy przewidzianej w rozdziale V RODO, np. obowiązującej decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim poziomie ochrony albo odpowiednich zabezpieczeń, w tym standardowych klauzul umownych. Informacje o zastosowanych zabezpieczeniach oraz sposób uzyskania ich kopii można otrzymać pod adresem kontakt@ceremonia24.pl.

Sama siedziba dostawcy w UE nie przesądza o braku transferu, jeżeli jego podwykonawcy lub osoby udzielające wsparcia uzyskują dostęp do danych z państw trzecich.

8. Cookies i statystyki

Pliki cookies oraz podobne technologie mogą służyć m.in. utrzymaniu sesji, logowaniu i zapamiętaniu ustawień. Zakres stosowanych technologii musi odpowiadać konfiguracji serwisu.

Cookies niezbędne mogą obsługiwać sesję, uwierzytelnianie, bezpieczeństwo i zapamiętanie ustawień prywatności. Cookies sesyjne wygasają wraz z sesją, natomiast trwałe są przechowywane do upływu ich terminu lub usunięcia przez użytkownika. Szczegóły zapisanych cookies można sprawdzić w ustawieniach danych witryny w przeglądarce.

W przypadku uruchomienia opcjonalnej analityki, reklam lub zewnętrznych osadzeń informacje o dostawcach, celach i okresach działania tych technologii udostępniamy przed uzyskaniem zgody. Zmiana decyzji powinna być możliwa przez ustawienia prywatności dostępne w serwisie; możesz również skontaktować się z administratorem.

Technologie niewymagane do udostępnienia usługi żądanej przez użytkownika nie powinny uruchamiać się przed uzyskaniem wymaganej zgody. Użytkownik powinien mieć możliwość odmowy i późniejszego wycofania zgody. Ustawienia przeglądarki pozwalają również usuwać lub blokować cookies; blokowanie niezbędnych cookies może zakłócić działanie konta.

Statystyki ceremonii dotyczą zarejestrowanych otwarć stron i wejść przez adres zapisany w QR. Nie mierzą samego skierowania aparatu na kod i nie oznaczają liczby unikalnych osób.

Liczniki nie wymagają ujawniania zakładowi tożsamości osoby odwiedzającej. Sam zbiorczy wynik nie oznacza jednak, że wszystkie dane techniczne wykorzystywane przez serwer są anonimowe. Przetwarzanie danych technicznych dla bezpieczeństwa opiera się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dodatkowa analityka identyfikująca użytkowników lub wykorzystująca technologie wymagające zgody wymaga uprzedniego poinformowania i uzyskania tej zgody.

9. Facebook i mapy

Serwis zawiera odnośnik do profilu NexaWeb na Facebooku. Po przejściu do Facebooka dane są przetwarzane również przez operatora tego serwisu, zgodnie z jego zasadami. Treść wiadomości skierowanej do NexaWeb przetwarzamy w celu obsługi kontaktu.

Przyciski dojazdu na stronach ceremonii prowadzą do zewnętrznego serwisu Google Maps. Po jego otwarciu obowiązują zasady ochrony prywatności tego dostawcy. Zwykły odnośnik nie jest tym samym co mapa, piksel lub wtyczka osadzona bezpośrednio w stronie.

Jeśli na stronie zostaną wdrożone osadzone narzędzia tych dostawców, ich działanie, odbiorców i ewentualną zgodę należy opisać także w sekcjach dotyczących dostawców i cookies.

10. Twoje prawa

W granicach i na warunkach określonych w RODO przysługuje Ci prawo:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania lub uzupełnienia danych;
• żądania usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania;
• przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się automatycznie na podstawie zgody lub umowy;
• sprzeciwu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody, jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych — informacje na uodo.gov.pl.

Żądanie możesz przesłać na kontakt@ceremonia24.pl. Możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości. Odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca od otrzymania żądania; w przypadkach przewidzianych RODO termin może zostać przedłużony, o czym poinformujemy wraz z przyczyną.

Jeżeli wniosek dotyczy danych przetwarzanych na polecenie zakładu, przekażemy go właściwemu administratorowi lub pomożemy ustalić kontakt z nim. Nie każde żądanie usunięcia oznacza obowiązek natychmiastowego skasowania wszystkich danych, np. danych wymaganych do realizacji obowiązku prawnego.

11. Bezpieczeństwo i automatyczne decyzje

Dostęp do danych powinien być ograniczony do uprawnionych osób i do zakresu niezbędnego do ich zadań. Użytkownik konta powinien chronić dane logowania i zgłaszać podejrzenia nieuprawnionego dostępu na adres kontaktowy serwisu.

Opisany model usługi nie obejmuje podejmowania wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkownika. Automatyczne zakończenie okresu publikacji ceremonii jest wykonaniem zasad usługi, a nie oceną osoby.

12. Aktualizacje i pozostałe dokumenty

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą usługi, dostawców lub przepisów. Aktualna wersja jest udostępniana na tej stronie. O istotnych zmianach dotyczących przetwarzania danych użytkowników poinformujemy w sposób odpowiedni do zakresu zmiany.

Zasady świadczenia usługi określa regulamin. W sprawach dotyczących prywatności możesz skorzystać ze strony kontaktowej.