Regulamin serwisu

§ 1. Usługodawca i zakres regulaminu

Serwis internetowy Ceremonia24, dostępny pod adresem ceremonia24.pl, jest prowadzony przez Tomasza Świtałę, ul. Pomorska 85a/66, Bydgoszcz, Polska, dalej „Usługodawca”. Kontakt: kontakt@ceremonia24.pl.

Regulamin określa zakres usług świadczonych drogą elektroniczną, zasady zawierania i rozwiązywania umów, płatności, publikowania treści oraz składania reklamacji.

Konta płatne i próbne przeznaczone są dla podmiotów prowadzących zakłady pogrzebowe. Osoby odwiedzające publiczne strony ceremonii nie zawierają umowy abonamentowej i nie ponoszą opłat za ich przeglądanie.

Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed zawarciem umowy. Można go zachować, skopiować i wydrukować. Postanowienia nie wyłączają praw, których nie można ograniczyć umową.

§ 2. Definicje

• Zakład lub Klient — podmiot prowadzący działalność pogrzebową, korzystający z konta przez uprawnioną osobę.
• Konto — indywidualny dostęp zakładu do panelu i danych przypisanych do tego zakładu.
• Ceremonia — wpis zawierający dane i materiały dotyczące pożegnania osoby zmarłej oraz przebiegu uroczystości.
• Strona ceremonii — publiczna strona zmarłego udostępniana przez zakład za pomocą linku lub kodu QR.
• Materiały — treści, zdjęcia, klepsydry PDF, grafiki i kody QR związane z ceremonią.
• Abonament — płatny dostęp jednego zakładu do panelu przez miesięczny okres rozliczeniowy.
• Gość — osoba przeglądająca publiczne strony lub przesyłająca kondolencje.
• Archiwum — niepubliczna część panelu zawierająca zakończone wpisy, materiały i zapisane statystyki.

§ 3. Zakres usługi

W ramach konta zakład otrzymuje narzędzia obejmujące:

• prowadzenie profilu zakładu z logo i danymi kontaktowymi;
• tworzenie, edycję i publikowanie stron ceremonii;
• prezentowanie miejsc i godzin uroczystości oraz odnośników do dojazdu;
• generowanie i pobieranie klepsydr PDF A4 na podstawie przygotowanych szablonów;
• pobieranie grafiki do samodzielnej publikacji oraz kodu QR do strony ceremonii;
• publiczną listę aktualnych nekrologów zakładu;
• księgę kondolencji z zatwierdzaniem wpisów przez zakład;
• archiwum, zapisane statystyki oraz instrukcję obsługi.

Wybór szablonów i dostępnych wariantów przedstawiony jest w panelu. Abonament nie obejmuje indywidualnego projektowania materiałów na zamówienie, druku, wysyłki SMS ani prowadzenia profili zakładu w mediach społecznościowych.

Udostępnienie pliku do pobrania nie oznacza automatycznego opublikowania go na Facebooku ani przesłania do drukarni. O publikacji i wykorzystaniu materiałów decyduje zakład.

Usługodawca dostarcza narzędzie informatyczne. Nie organizuje pogrzebów ani nie weryfikuje ich przebiegu. Pytania o konkretną uroczystość należy kierować do wskazanego zakładu.

§ 4. Wymagania techniczne

Do korzystania z serwisu potrzebne są urządzenie z dostępem do internetu i aktualna przeglądarka obsługująca JavaScript oraz technologie niezbędne do logowania. Do utworzenia i obsługi konta wymagany jest działający adres e-mail.

Pobranie i wydruk PDF wymaga programu lub przeglądarki obsługującej ten format. Zakład odpowiada za ustawienia swojej drukarki, wybór papieru i sprawdzenie podglądu wydruku.

Limity techniczne plików, obsługiwane formaty i wymagania poszczególnych pól wskazywane są w formularzach przed przesłaniem danych. Nie służą one naliczaniu nieujawnionych dodatkowych opłat.

Należy chronić hasło, aktualizować oprogramowanie urządzenia i nie udostępniać dostępu osobom nieuprawnionym. Podejrzenie naruszenia bezpieczeństwa należy zgłosić Usługodawcy.

§ 5. Rejestracja i zawarcie umowy

1. Osoba zakładająca konto podaje prawdziwe dane zakładu i oświadcza, że jest uprawniona do działania w jego imieniu.
2. Przed zakończeniem rejestracji Klient zapoznaje się z regulaminem i informacjami o przetwarzaniu danych. Umowa dotycząca konta zostaje zawarta po zaakceptowaniu regulaminu i potwierdzeniu aktywacji konta przez serwis.
3. Jedno konto obejmuje jeden zakład. Konto nie może służyć do odsprzedaży dostępu niezależnym podmiotom.
4. Klient aktualizuje dane, w szczególności adres e-mail. Usługodawca może poprosić o potwierdzenie uprawnienia do reprezentowania zakładu, jeśli pojawią się uzasadnione wątpliwości.
5. Korzystanie z publicznych stron nie wymaga rejestracji. Przesłanie kondolencji wymaga zapoznania się z zasadami wyświetlonymi przy formularzu.

§ 6. Siedem dni bezpłatnego okresu próbnego

Nowy zakład może korzystać z konta bezpłatnie przez 7 dni od aktywacji. Termin rozpoczęcia i zakończenia okresu próbnego jest wskazywany w potwierdzeniu aktywacji lub panelu. Okres obejmuje 7 kolejnych dób.

Okres próbny przysługuje raz danemu zakładowi. Zakładanie kolejnych kont w celu obchodzenia tej zasady jest niedozwolone.

Bez opłacenia kontynuacji możliwość tworzenia i edycji ceremonii zostaje wstrzymana. Zasady dalszej dostępności już opublikowanych stron i odbioru danych określają § 8 i § 12.

§ 7. Cena, płatności i okres abonamentu

Abonament wynosi 129 zł za miesiąc dla jednego zakładu. Jest to cena końcowa do zapłaty, obejmująca należne podatki, jeśli mają zastosowanie. Nie nalicza się osobnej opłaty za każdą ceremonię, klepsydrę ani kod QR w ramach pakietu.

Abonament opłacany jest z góry, zgodnie z informacjami przekazanymi w panelu lub wiadomości od Usługodawcy. Przed płatnością Klient otrzymuje informację o cenie, okresie dostępu i sposobie zapłaty. Usługodawca potwierdza uruchomienie opłaconego okresu.

Miesięczny okres rozpoczyna się w dniu wskazanym w potwierdzeniu aktywacji płatnego dostępu i kończy przed rozpoczęciem kolejnego okresu. Przy przedłużeniu przed wygaśnięciem dostępu kolejny miesiąc doliczany jest po zakończeniu bieżącego okresu. Gdy w kolejnym miesiącu brakuje odpowiadającego dnia, termin ustala się na ostatni dzień tego miesiąca.

Nie stosuje się automatycznego pobierania kolejnych opłat. Nieopłacenie następnego okresu oznacza brak przedłużenia płatnego dostępu, bez kary umownej. Dokument rozliczeniowy jest wystawiany zgodnie z przepisami; Klient powinien podać prawidłowe dane nabywcy.

Zmiana cennika nie zmienia ceny opłaconego już okresu. Cena kolejnego okresu jest przedstawiana przed zamówieniem i wymaga akceptacji Klienta.

§ 8. Publikacja, trzydzieści dni i archiwum

Zakład może opublikować stronę ceremonii przed pogrzebem. Publiczny dostęp trwa do końca 30. dnia kalendarzowego następującego po dacie pogrzebu wskazanej we wpisie, według czasu obowiązującego w Polsce. Wcześniejsza publikacja nie skraca tego okresu.

Zakład odpowiada za prawidłowość daty. Może poprawić rzeczywisty błąd lub zmianę terminu, ale nie może zmieniać daty wyłącznie w celu sztucznego przedłużania publikacji.

Po zakończeniu publicznego dostępu dane i zdjęcie zostają ukryte. Dotychczasowy link oraz QR pokazują neutralny komunikat o zakończeniu publikacji. Kod QR nie zapewnia bezterminowego dostępu do treści.

Przy aktywnym abonamencie zakończona ceremonia, materiały i zapisane statystyki pozostają w prywatnym archiwum zakładu. Nie są wówczas dostępne publicznie jako strona zmarłego.

Sam koniec okresu próbnego lub abonamentu nie skraca 30-dniowego okresu publicznej dostępności stron prawidłowo opublikowanych wcześniej. Zakład może jednak żądać ich wcześniejszego wyłączenia. Treści mogą być ograniczone również z powodów prawnych, naruszenia regulaminu lub zagrożenia bezpieczeństwa.

Prywatne archiwum nie jest zobowiązaniem do przechowywania danych bezterminowo po zakończeniu umowy. Zasady odbioru i usunięcia danych określa § 12.

§ 9. Treści, zdjęcia, materiały i statystyki

Zakład odpowiada za prawdziwość i aktualność przekazanych informacji, w szczególności imion i nazwisk, dat, godzin, miejsc oraz danych kontaktowych. Przed publikacją, udostępnieniem lub wydrukowaniem materiałów powinien sprawdzić ich podgląd.

Zakład zapewnia, że posiada odpowiednie uprawnienia do wykorzystania zdjęć, logo i pozostałych materiałów oraz podstawę do przetwarzania danych osób żyjących. Nie należy publikować danych zbędnych do celu strony, w tym danych szczególnych kategorii bez właściwej podstawy prawnej.

Zakład zachowuje prawa do własnych materiałów. Udziela Usługodawcy niewyłącznego upoważnienia do ich technicznego przechowywania, przetwarzania, publikowania i generowania plików wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania usługi. Nie oznacza to zgody na używanie materiałów w reklamie Usługodawcy.

Zakład może pobierać, drukować i udostępniać wygenerowane materiały związane ze swoimi ceremoniami, także po zakończeniu abonamentu. Nie uprawnia to do kopiowania kodu platformy ani odsprzedawania jej szablonów jako własnego systemu.

Statystyki obrazują zarejestrowane otwarcia strony i wejścia przez adres z QR. Nie mierzą samego skierowania aparatu na kod ani liczby unikalnych osób. Ponowne wejścia, ruch automatyczny, blokady przeglądarki lub błędy połączenia mogą wpływać na wynik.

Usługodawca nie gwarantuje usunięcia kopii, które osoby trzecie samodzielnie pobrały, wydrukowały lub udostępniły poza serwisem. Nie wyłącza to obowiązku podjęcia wymaganych prawem działań dotyczących danych w serwisie.

§ 10. Kondolencje i niedozwolone treści

Kondolencje oczekują na zatwierdzenie przez zakład przed publikacją. Autor odpowiada za treść i podpis, a zakład za podjętą decyzję o publikacji. Odrzucenie wpisu nie powoduje powstania prawa do jego opublikowania.

Zabronione jest zamieszczanie treści bezprawnych, naruszających prywatność lub prawa autorskie, zniesławiających, nawołujących do przemocy, stanowiących spam, podszywających się pod inne osoby oraz zawierających złośliwe oprogramowanie. Wpisy powinny pozostawać związane z charakterem strony i szanować godność zmarłego oraz jego bliskich.

Zabronione jest obchodzenie zabezpieczeń, uzyskiwanie dostępu do danych innych zakładów i wykorzystywanie serwisu w sposób zakłócający jego działanie.

Usługodawca może ograniczyć dostęp do konkretnych treści lub konta, jeżeli jest to konieczne do przeciwdziałania naruszeniu prawa, regulaminu lub bezpieczeństwa. Środek powinien być proporcjonalny do naruszenia. W miarę możliwości najpierw wzywa się do usunięcia naruszenia, chyba że wymagane jest niezwłoczne działanie.

§ 11. Zgłaszanie naruszeń i kontakt w sprawie treści

Nielegalne treści, naruszenia praw lub błędy można zgłaszać na kontakt@ceremonia24.pl. Jest to również elektroniczny punkt kontaktowy w sprawach serwisu dla użytkowników i właściwych organów. Kontakt odbywa się w języku polskim i nie ogranicza się do automatycznych odpowiedzi.

Zgłoszenie powinno zawierać:

• dokładny adres strony lub wskazanie materiału;
• wyjaśnienie, dlaczego treść jest nielegalna lub narusza prawa;
• imię i nazwisko albo nazwę zgłaszającego oraz adres e-mail, z wyjątkiem przypadków, w których prawo dopuszcza brak tych danych;
• oświadczenie o działaniu w dobrej wierze i przekonaniu, że informacje są prawidłowe i kompletne.

Zgłoszenia rozpatrywane są terminowo, starannie, obiektywnie i bez arbitralności. Zgłaszający, który podał adres e-mail, otrzymuje potwierdzenie otrzymania zgłoszenia i informację o wyniku.

Jeżeli przepisy nie zabraniają przekazania informacji, osoba, której treści lub konto ograniczono, otrzymuje uzasadnienie obejmujące przyczynę, zakres i dostępne sposoby zakwestionowania decyzji. Może przesłać wyjaśnienia lub żądanie ponownego rozpatrzenia na adres kontaktowy. Nie ogranicza to ustawowych środków ochrony ani drogi sądowej.

§ 12. Rezygnacja i zakończenie korzystania

Klient może zrezygnować z kontynuacji w dowolnym momencie, nie opłacając kolejnego okresu, albo przesyłając wiadomość z adresu powiązanego z kontem. Rezygnacja z odnowienia nie skraca opłaconego okresu.

Wcześniejsze dobrowolne zaprzestanie korzystania nie powoduje automatycznego zwrotu opłaty za prawidłowo udostępniony okres. Nie ogranicza to zwrotów wynikających z reklamacji, niewykonania usługi lub obowiązujących przepisów.

Przez 30 dni po zakończeniu dostępu Klient może zwrócić się o przekazanie danych i materiałów ze swojego konta na adres kontaktowy. Przekazanie może nastąpić przez panel lub w formie plików po weryfikacji uprawnienia osoby wnioskującej.

Po tym terminie dane konta i archiwum przeznaczone do usunięcia są usuwane bez zbędnej zwłoki, z uwzględnieniem zakończenia publikacji stron, rozpatrywanych żądań odbioru danych i umowy powierzenia. Dokumenty wymagane przepisami oraz dane niezbędne do ochrony konkretnych roszczeń mogą być zachowane przez właściwy okres. Kopie zapasowe są wycofywane zgodnie z ich cyklem rotacji i nie służą do dalszego bieżącego wykorzystania usuniętych danych.

Usługodawca może rozwiązać umowę z powodu istotnego lub powtarzającego się naruszania regulaminu po bezskutecznym wezwaniu do poprawy, a niezwłocznie — w razie poważnego zagrożenia bezpieczeństwa lub konieczności wynikającej z prawa. Klient otrzymuje uzasadnienie, o ile prawo nie stanowi inaczej.

Jeżeli świadczenie opłaconej usługi kończy się z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy, opłata za niewykorzystaną część okresu podlega proporcjonalnemu zwrotowi.

§ 13. Reklamacje i odpowiedzialność

Reklamację można przesłać na kontakt@ceremonia24.pl lub na adres Usługodawcy. Warto podać nazwę zakładu, e-mail konta, opis problemu, datę zdarzenia i oczekiwany sposób rozwiązania. Brak nieobowiązkowych informacji nie powoduje odrzucenia reklamacji.

Odpowiedź zostaje udzielona w ciągu 14 dni od otrzymania reklamacji. Jeżeli potrzebne są dodatkowe informacje, Usługodawca kontaktuje się z Klientem; nie uchybia to terminom ani skutkom wynikającym z przepisów.

Usługodawca odpowiada za należyte świadczenie usługi na zasadach wynikających z prawa. Nie wyłącza odpowiedzialności za szkody wyrządzone umyślnie ani innych rodzajów odpowiedzialności, których wyłączenie jest niedopuszczalne.

Usługa może wymagać konserwacji i aktualizacji. Planowane prace należy organizować w sposób ograniczający niedostępność oraz, jeżeli to możliwe, informować o nich wcześniej. Nie jest gwarantowana nieprzerwana dostępność w każdej chwili, jednak awarie powinny być usuwane bez nieuzasadnionej zwłoki.

Usługodawca nie odpowiada za błędy danych wprowadzonych przez zakład, ustawienia urządzeń Klienta ani działanie niezależnych serwisów w zakresie, w jakim nie ponosi za nie odpowiedzialności na podstawie prawa. Nie zwalnia go to z odpowiedzialności za własny system i działania osób, którymi posługuje się przy świadczeniu usługi.

§ 14. Przedsiębiorcy objęci ochroną konsumencką

Jeżeli Klient będący osobą fizyczną zawiera umowę bezpośrednio związaną z działalnością gospodarczą, ale niemającą dla niego charakteru zawodowego, może korzystać z ochrony przyznanej takim przedsiębiorcom przez obowiązujące przepisy. Samo oznaczenie usługi jako przeznaczonej dla firm nie wyłącza tej ochrony.

Gdy przysługuje ustawowe prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość, Klient może odstąpić bez podania przyczyny w ciągu 14 dni od zawarcia umowy. Wystarczy jednoznaczne oświadczenie przesłane przed upływem terminu na adres e-mail lub korespondencyjny Usługodawcy. Bezpłatny okres próbny nie zastępuje tego prawa.

Zwrot należnych płatności następuje nie później niż w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, przy użyciu takiego samego sposobu zapłaty, chyba że uprawniony zgodzi się na inny sposób niewiążący się z kosztami. Rozliczenie usług wykonanych przed odstąpieniem następuje wyłącznie na warunkach dopuszczonych prawem, w tym po spełnieniu obowiązków informacyjnych i uzyskaniu wymaganych oświadczeń.

Ochrona dotycząca zgodności usług cyfrowych z umową i pozostałe bezwzględnie obowiązujące prawa przysługują uprawnionym Klientom niezależnie od pozostałych postanowień regulaminu.

§ 15. Dane osobowe i powierzenie

Zasady przetwarzania danych przez Usługodawcę opisuje polityka prywatności. Usługodawca odpowiada jako administrator m.in. za dane potrzebne do obsługi kont, korespondencji i rozliczeń.

Zakład określa cele i podstawy przetwarzania danych osób żyjących zawartych w materiałach ceremonii i kondolencjach. Zapewnia spełnienie obowiązku informacyjnego oraz legalność przekazania danych. Ceremonia24 przetwarza dane powierzone na polecenie zakładu.

Przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych w imieniu zakładu strony zawierają umowę powierzenia zgodną z art. 28 RODO, obejmującą zakres przetwarzania, zabezpieczenia, podwykonawców, pomoc w realizacji praw i zakończenie przetwarzania. Samo zaakceptowanie niniejszego regulaminu nie zastępuje tej umowy.

§ 16. Zmiany regulaminu i postanowienia końcowe

Regulamin może zostać zmieniony z ważnych powodów, takich jak zmiana prawa, zakresu usługi, sposobu rozliczeń lub wymagań bezpieczeństwa. Klienci są informowani o treści, przyczynie i terminie zmian co najmniej 14 dni wcześniej na adres konta lub trwałym nośniku, chyba że prawo lub pilne względy bezpieczeństwa wymagają krótszego terminu.

Zmiany nie działają wstecz. Nie mogą pozbawiać Klienta opłaconych świadczeń. Zmiany ceny i istotnego zakresu pakietu obowiązują przy zamawianiu kolejnego okresu po ich akceptacji. Gdy obowiązkowa zmiana wpływa niekorzystnie na trwającą umowę, Klient może ją zakończyć i otrzymać zwrot za niewykorzystaną część, z zachowaniem dalej idących praw ustawowych.

W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie i właściwe przepisy prawa Unii Europejskiej. Wybór prawa nie pozbawia uprawnionego Klienta ochrony wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów.

Strony mogą dążyć do polubownego rozwiązania sporu. Nie ogranicza to prawa skierowania sprawy do sądu właściwego według przepisów.